あなたのメールの書き方は大丈夫？
メールの基本を再確認しよう
就職活動の連絡方法としてメールが一般化してきた
就活中に企業との連絡手段として一般化してきたメールでのやり取り。
LINEのやり取りには慣れているんだけど、メールでのやりとりは正直苦手。
という就活生も多いようです。
そこで今回は、就職活動におけるメールの書き方についてじっくりと再確認してみようと思います。
例：説明会の日程についてのやり取り
企業の担当者から提示された説明会の日程候補に対して、希望日をメールで連絡をする。
というやり取りを例にメールの書き方を紹介していきます。
メールの件名
悪い件名の例
先程の件、ご連絡します
良い件名の例
会社説明会の参加希望日について
件名を見ただけですぐにどんな内容かを把握できるように心がけましょう。
どちらがわかりやすいか一目瞭然ですね。
【】等を活用して
【ご連絡】会社説明会の参加希望日について
のように記載しても良いかもしれません。
ひと目見て理解してもらえること！とにかくわかりやすさを心がけましょう！
メール本文 ー 冒頭
マルバツ株式会社 人事部 鈴木 一郎 様
冒頭には、先方様の所属・お名前を記載します。
お世話になっております。 マルバツ大学 国際経済学部 山田太郎です。
その後、挨拶と自分の所属・名前を記載します。
先程はお電話で会社説明会の日程をご連絡いただき 誠にありがとうございました。
名前を名乗るところまでは定型文ですが、可能であれば感謝を最初に述べるとさらに印象が上がります。
担当者も人ですので、ありがとうと言われて嫌な人はいませんよね。
メール本文 ー 本題
冒頭の後に本題を書きます。
できるだけ早く貴社のお話を伺いたいと思い、 ご連絡をいただきました日程のうち、 ２０１９年１０月１０日(木) 午前１０時〜 を希望させていただきます。
大切な箇所は、読みやすく、間違いが起きないように配慮すること。
今回大切なのは「日程を間違えずに伝達する」ことですので、あえて日程の前後には２行ずつ空行を設けました。
「できるだけ早く御社のお話を伺いたいと思い、」という一文を最初に持ってくることで、機械的でなく人間味のある文章になります。
ちょっとしたことですが、人間味を出せると担当者との距離がグッと近づきますね。
当日、筆記用具以外に必要なものがございましたら、 ご連絡をいただければ幸いです。
担当者から聞きそびれたことは、本題を伝えた後にたずねましょう。
その際、自分はこう思うという主張を入れるとやり取りが少なく済みます。
ここでは、筆記用具を自分は持っていくつもりだけど、他に要るものある？
という聞き方をしているので回答者にも、筆記用具は持ってくるつもりだな。とうことは伝わります。
メール本文 ー 文末
どうぞよろしくお願い致します。 ---------------------------------- マルバツ大学 国際経済学部 山田太郎 （Yamada Taro) 電話番号： 080-1234-5678 メールアドレス： yamada@example.com ----------------------------------
最後には結びの挨拶と、署名を載せます。
署名には以下の内容を記載します。
- 所属（大学名・学部）
- 名前（読み仮名をつけると尚良い）
- 電話番号
- メールアドレス
署名をデコる人もいますが、印象が悪くなる可能性もありますのでやめましょう。
もしホームページを持っていて、ホームページに様々な活動をまとめているようでしたらホームページURLを載せるのも効果的です。
メールの文例テンプレート
部分部分をお伝えしてきましたが、まとめると以下のようになります。
本文は文章のまとまりごとに空行を入れるようにし、一行が長くなりすぎる場合は、切りの良いところで改行します。
メールを受け取った人が読みやすいか？読み違いは無いか？を念頭に置くと”良い”メールが書けるようになるでしょう。
件名
会社説明会の参加希望日について
本文
マルバツ株式会社 人事部 鈴木 一郎 様 お世話になっております。 マルバツ大学 国際経済学部 山田太郎です。 先程はお電話で会社説明会の日程をご連絡いただき 誠にありがとうございました。 できるだけ早く貴社のお話を伺いたいと思い、 ご連絡をいただきました日程のうち、 ２０１９年１０月１０日(木) 午前１０時〜 を希望させていただきます。 当日、筆記用具以外に必要なものがございましたら、 ご連絡をいただければ幸いです。 どうぞよろしくお願い致します。 ---------------------------------- マルバツ大学 国際経済学部 山田太郎 （Yamada Taro) 電話番号： 080-1234-5678 メールアドレス： yamada@example.com ----------------------------------
その他気をつけることは？
メールの返信速度に気をつけよう
鉄は熱いうちに打てと言いますが、メールも熱いうちに返したほうが印象が良いです。
今日貰ったメールは今日中に返すように心がけましょう。
どうしても遅れてしまう場合は、返信が遅れる旨をすぐに返信しておくと、担当者もヤキモキせずに済みます。
メールの誤字脱字に気をつけよう
担当者名を間違えるなどは論外ですが、誤字脱字が無いかは必ずチェックしましょう。
チェックしたと思っていても送信ボタンを押した直後に気づくことも意外と多いです。
Gmailを使っている方は、以下の週刊アスキーの記事を参考にメール送信取り消し機能を使いこなしましょう。
誤送信を防止するGmailの“メール送信取り消し”の使い方 | 週刊アスキー
http://weekly.ascii.jp/elem/000/000/403/403250/
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